Contar moedas ao fechar e ir ao banco não foi por isso que abriste um salão. Passar aos pagamentos digitais dá algum trabalho de preparação e algum tempo com a tua equipa, mas assim que está montado o pagamento fica mais rápido, há menos dinheiro no salão (mais segurança para ti e para quem trabalha contigo) e ganhas tempo todas as semanas. Fica aqui como fazê-lo bem e como a Treatwell trata da maior parte do trabalho. E não tens de acabar com o dinheiro vivo de um dia para o outro: podes ir ao ritmo que fizer sentido para ti e para os teus clientes.
O que significa realmente gerir um salão sem dinheiro vivo
Um salão sem dinheiro vivo assenta nos pagamentos digitais: os clientes pagam com cartão, com o telemóvel ou adiantado quando fazem a marcação, e o dinheiro passa para segundo plano. Até onde vais é decisão tua: há salões que aceitam apenas cartão, onde as regras locais o permitem, e outros que se limitam a orientar os clientes para o cartão e o telemóvel. Em qualquer dos casos o dia corre melhor e vês num relance o que entrou. Quando os pagamentos vivem no mesmo sítio que as marcações, tudo funciona em conjunto: a agenda, a faturação e a proteção contra faltas, em vez de andar cada coisa para seu lado.
A diferença nota-se logo. Quanto mais te apoias no digital, menos erros de contagem há, menos dinheiro fica parado e mais higiénico é cada pagamento. O pagamento fica mais rápido, e isso ajuda também a vender mais: acrescentar um produto ou um tratamento passa a ser um sim fácil em vez de mais uma transação em dinheiro. Os relatórios preenchem-se sozinhos ao longo do dia, por isso ao fim da noite não tens contas para fazer. Vai ao ritmo que te servir: há salões que deixam o dinheiro vivo em poucas semanas e outros que mantêm essa opção para quem gosta dela e vão vendo o cartão e o telemóvel assumir o lugar.
Dinheiro vivo ou digital: a diferença no dia a dia
O dinheiro vivo significa contar, fechar a caixa e ir ao banco, e em cada um desses passos podes perder o fio à meada ou perder dinheiro. Os pagamentos digitais registam cada venda no momento em que acontece, por isso os teus números continuam certos e há sempre rasto de tudo. Sabes sempre o que está em caixa, sem adivinhar ao fim do dia. Ainda assim, muitos salões fazem uma verificação rápida diária e cruzam as vendas do dia com o relatório antes de fechar.
Porque é que os salões estão a passar ao digital
A maioria dos clientes já conta poder pagar com cartão ou com o telemóvel, e gosta da higiene, da rapidez e da simplicidade. A ti também te serve: a contabilidade fica mais simples, há bastante menos administração e deixas de carregar com o risco que o dinheiro no salão traz. Os teus comprovativos de pagamento guardam-se sozinhos, o que torna a época de impostos bem menos pesada. É por isso que cada vez mais salões estão a virar-se para o cartão e o telemóvel.
Pagamentos e marcações no mesmo sítio
A configuração mais simples mantém as marcações e os pagamentos juntos. O Treatwell Connect trata das marcações, da agenda, das fichas de cliente e dos relatórios, e a Treatwell trata da parte do dinheiro, por isso não tens de juntar ferramentas soltas nem de saltar de ecrã em ecrã. As liquidações são diárias: recebes no dia útil seguinte a partir de 25 €, incluindo os pré-pagamentos do marketplace. Os relatórios estão no Treatwell Connect e o sistema acompanha-te quando o movimento aumenta, em vez de te limitar.
Porque é que um só sistema funciona melhor do que dois
Como a marcação e o pagamento vivem juntos, a tua equipa não anda a fazer malabarismos entre uma agenda e uma caixa à parte. As fichas do Treatwell Connect guardam o histórico de marcações de cada pessoa, por isso com os clientes habituais o pagamento é mais rápido. E com os pré-pagamentos, os tratamentos mais caros e os horários mais procurados já estão pagos antes de a pessoa se sentar.
Os pré-pagamentos
O pré-pagamento fica ativo a partir do momento em que te inscreves no Treatwell Connect: é menos uma coisa para ligares. O cliente paga a marcação adiantada, o que protege a tua receita nos tratamentos maiores e nos horários mais procurados, e reduz bastante as faltas. No Treatwell Connect defines também a tua própria política de cancelamento, como fizer sentido para o teu salão. Deixa bem claras as condições de pré-pagamento e de cancelamento nas confirmações e nos lembretes, e assim ninguém é apanhado desprevenido.
E se preferes não cobrar adiantado, há outra forma de te protegeres das faltas: o Payment protection guarda o cartão do cliente em segurança, na Stripe e não no teu salão, para que uma falta não te fique a custar dinheiro. Basta pedires ao Apoio ao Cliente que o ative.
Pagar no próprio dia
O pré-pagamento resolve a marcação antes mesmo de o cliente chegar. Para tudo o que se paga no próprio dia, muitos salões aceitam também cartão e telemóvel ao balcão, o que torna o pagamento rápido e faz a fila andar. Vale a pena saberes quanto custam os pagamentos com cartão e como se comparam as taxas de TPA.
Os dados dos cartões, tratados por nós
Não guardas dados de cartões, e também não precisas. Os pagamentos através da Treatwell são processados pela Stripe, um dos fornecedores de pagamentos mais fiáveis do mundo, por isso os dados dos cartões dos teus clientes são tratados com a segurança e a conformidade PCI que seria de esperar, daquelas que construir e manter por tua conta te custaria uma pequena fortuna. Os números completos dos cartões nunca ficam nos teus equipamentos nem são vistos pela tua equipa, por isso não há dados bancários no teu salão com que te preocupares, nem nada que incomode os teus clientes na hora de pagar.
Preparar a tua equipa
A tua equipa tem de se sentir à vontade para explicar como funcionam os pagamentos, usar as ferramentas e resolver os percalços pequenos. Dá-lhes confiança para falarem da rapidez e da segurança e para manterem tudo a correr bem ao balcão. Um pagamento calmo e rápido deixa também boa impressão, não só a sensação de pressa.
Prepara para toda a gente umas frases simples para as perguntas que se repetem, para que a resposta seja a mesma esteja quem estiver ao balcão. Nada desfaz mais depressa uma regra nova do que três pessoas a explicá-la de três maneiras diferentes.
O que dizer aos clientes
Explica que o cartão e o telemóvel são as formas mais simples de pagar: rápidas e seguras. Se durante a transição ainda aceitas algum dinheiro vivo, di-lo com naturalidade, sem fazer disso um tema. Apresenta o pré-pagamento como uma proteção contra faltas que faz as marcações de toda a gente correrem melhor. E se alguém estiver preocupado com a segurança, tranquiliza-o: os dados dos cartões são tratados pela Treatwell e no salão não fica nem é consultado nada.
Dizer aos clientes como podem pagar
Diz aos clientes como podem pagar em cada passo: quando fazem a marcação, na confirmação, no teu site e no teu perfil, e nas tuas redes sociais. Usa os teus modelos de email e SMS e põe sinalética clara na receção. Um aviso prévio faz com que ninguém seja apanhado desprevenido, e o cartão passa depressa a ser o normal.
Os clientes devem saber sempre como pagar antes de chegarem. Esse único passo elimina quase todo o atrito durante a mudança.
Sinalética e mensagens que podes reutilizar
Sinal na receção: “Preferimos pagamentos com cartão e telemóvel: rápidos, simples e seguros.”
Site de marcações: “Aceitamos pagamentos com cartão e telemóvel (contactless, cartão ou carteira digital).”
Email ou SMS de confirmação: “Obrigado pela tua marcação. O cartão e o telemóvel são as formas mais simples de pagar quando cá estiveres.”
Quando o cartão e o telemóvel já forem o normal e quiseres deixar a tua preferência mais clara, podes apertar o texto, por exemplo “O cartão e o telemóvel são as nossas formas de pagamento preferidas.”
Como anunciar a mudança
Avisa os clientes com bastante antecedência e apresenta a mudança como uma comodidade, não como uma regra. Apoia-a com formação para a equipa e algumas respostas preparadas para as perguntas que vais receber, e aponta as opções digitais a quem perguntar. A maioria habitua-se mais depressa do que imaginas: a preocupação antes costuma ser pior do que a realidade. E se algumas pessoas quiserem continuar a pagar em dinheiro por agora, não faz mal: o equilíbrio pende sozinho para o digital.
O dia a dia sem dinheiro vivo
Passa o check-in e as marcações para online com códigos QR e formulários, para aliviar a receção. Deixa os lembretes e os recibos seguirem sozinhos, para que a equipa não repita sempre a mesma administração. Uma verificação rápida diária, em que cruzas o que recebeste com os relatórios e tratas de eventuais reembolsos ou chargebacks, mantém tudo em ordem. Quando pagar é rápido e simples, a equipa pode voltar aos clientes em vez das transações.
Vende pacotes ou subscrições online para receberes adiantado, e oferece check-in autónomo para uma chegada mais tranquila. O objetivo é tornar o pagamento tão simples que quase nem se dê por ele.
A tua verificação diária de caixa
Cruza o que recebeste com os teus relatórios e vai atrás do que não bater certo logo de imediato, para o caso de ser uma falha técnica ou algo mais sério. Guarda registo digital de reembolsos e chargebacks. Assim que entra na rotina, são uns minutos no máximo.
Deixa as mensagens seguirem sozinhas
Envia um email e um SMS de confirmação assim que alguém faz a marcação, e um lembrete um ou dois dias antes. Envia o recibo digital assim que o pagamento estiver feito, e deixa claras as condições de cancelamento e de pré-pagamento em cada mensagem.
Proteger pagamentos e dados
O trabalho pesado da segurança fica com a Stripe. Os pagamentos com cartão passam por sistemas em conformidade com o PCI e com tokenização, e os números completos dos cartões nunca ficam no salão: o maior risco de todos, ter dados bancários no local, simplesmente não existe. Para ti sobram as bases: acessos sensatos, palavras-passe fortes e atenção a emails suspeitos.
Bons hábitos para a equipa
Dá a cada pessoa apenas os acessos de que precisa mesmo, para que quem está a começar não ande a espreitar as contas. Fala com a equipa sobre phishing e sobre pedidos de reembolso duvidosos, que estão cada vez mais bem feitos. Bloqueia os equipamentos com palavras-passe fortes e combinem uma regra simples sobre a quem avisar se algo parecer estranho. Mantém a aplicação Treatwell Connect e os teus equipamentos atualizados, para que as correções de segurança cheguem sozinhas.
Lidar com alguma resistência
Alguns clientes, sobretudo quem usa dinheiro vivo para controlar o orçamento, vão demorar algum tempo, e não é preciso forçar. Continua a aceitar dinheiro de quem quiser pagar assim, explica a vantagem com simplicidade, atendimento mais rápido e menos risco, e deixa que cheguem lá ao ritmo deles. Vais ver cada vez menos dinheiro a passar pelo balcão à medida que os benefícios se notarem. Se os teus clientes preferem mesmo dinheiro vivo, mantém essa opção aberta o tempo que te der jeito.
As perguntas que vais receber, e como responder
Sobre privacidade: explica que os dados dos cartões são tratados pela Treatwell e que no salão não fica nada. Sobre as taxas: sê direto, a maioria não é passada para o cliente e, quando é, está indicado com clareza. Se alguém não gostar de uma forma de pagamento, costuma haver outra que serve: o que interessa é que possam pagar, não como. Para quem não tem cartão, um cartão pré-pago pode servir de ponte enquanto todos se habituam.
Mantém a coerência
Decidas o que decidires, mantém a coerência: assim toda a equipa dá a mesma resposta e os clientes sabem com o que contar. Se por agora manténs a opção de dinheiro vivo, garante que a equipa sabe quando e como a aceitar. Volta a olhar para isto de vez em quando: é provável que descubras que com o tempo podes apoiar-te ainda mais no cartão e no telemóvel.
Conhece as regras do teu país
As regras sobre aceitar dinheiro vivo e sobre cobrar sobretaxas nos pagamentos com cartão mudam de país para país, e em alguns países és obrigado a continuar a aceitar dinheiro. Confirma como é no teu caso quanto a dinheiro vivo, sobretaxas e proteção de dados antes de decidires até onde ir, e guarda registo digital das tuas transações para efeitos fiscais e de eventuais inspeções.
O que ganhas: mais rapidez, mais segurança, mais tempo
Uma caixa em que o cartão vem primeiro é mais rápida, e o dia todo corre melhor. Quanto menos dinheiro vivo manuseias, menos erros de contagem há e menos risco de roubo fica no salão. Os registos digitais tornam as contas e os impostos bastante mais simples, sem caixas de sapatos cheias de recibos. Há também um efeito na despesa: com cartão, os clientes gastam um pouco mais à vontade do que quando contam notas. Nota-se ainda mais quando pagaram adiantado: com a marcação já paga, acrescentar um tratamento ou levar um produto parece um extra pequeno em vez de uma conta maior. Assim as vendas adicionais acontecem com mais facilidade e a tua equipa passa menos tempo no banco e mais tempo no trabalho que traz dinheiro.
O que recuperas
Cada pagamento digital poupa algum tempo face ao dinheiro vivo, e num dia cheio isso soma: consegues encaixar mais sem contratar outro par de mãos. Menos tempo no banco e em administração significa mais tempo com os clientes, e é normalmente aí que um salão sem dinheiro vivo se paga a si próprio.
Passa aos pagamentos digitais com a Treatwell
Acabou-se contar moedas ao fechar. Com o Treatwell Connect ativas os pré-pagamentos para que cada marcação fique paga e garantida antes de o cliente chegar, defines a tua política de cancelamento e os relatórios mantêm-se atualizados sozinhos. Uma configuração só, e o dia inteiro fica mais leve.
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FAQ
Qual é a melhor forma de gerir um salão sem dinheiro vivo?
Mantém as marcações e os pagamentos no mesmo sítio, aceita pré-pagamentos para proteger a tua receita e deixa a Treatwell tratar dos dados dos cartões e da segurança. Depois acompanha a equipa até a nova forma de trabalhar parecer natural.
Quanto custam os pagamentos digitais num salão?
Os pagamentos com cartão têm uma taxa que varia consoante o método de pagamento. Não tens de negociar com nenhum fornecedor. Para o panorama completo, vê o nosso guia sobre as taxas de TPA comparadas.
Como digo aos clientes que vamos deixar o dinheiro vivo?
Diz em todos os passos: nas confirmações de marcação, no teu site e no teu perfil, nas redes sociais, por email e com sinalética na receção. Avisa com bastante antecedência e apresenta a mudança como uma comodidade, não como uma regra. E não tens de deixar o dinheiro logo no primeiro dia: mantém essa opção enquanto os clientes se habituam e deixa o cartão e o telemóvel assumirem o lugar sozinhos.
Como são protegidos os dados de pagamento dos meus clientes?
Os pagamentos com cartão passam pelos sistemas da Treatwell em conformidade com o PCI e com tokenização, e os números completos dos cartões nunca ficam no salão. Do teu lado: mantém os acessos controlados, usa palavras-passe fortes e está atento ao phishing.
Como lido com clientes que não querem pagamentos digitais?
Explica como é rápido e seguro e oferece algumas opções digitais. Para as exceções mesmo reais, um cartão pré-pago ou algum dinheiro vivo durante um tempo podem resolver a situação.
