As semanas antes das festas enchem a agenda de um salão mais depressa do que qualquer outra altura do ano, e a maior parte do que decide como vão correr fica resolvido antes de chegar a primeira marcação para uma festa.
Na azáfama das festas não há espaço para decisões. A meio de dezembro, os teus preços, as regras de pagamento antecipado, os horários da equipa, o stock de coloração e as marcações de janeiro já estão praticamente fechados, e mudar qualquer um deles obriga a uma conversa desconfortável com um cliente ou com a tua equipa. Define tudo agora, enquanto está calmo, e dezembro corre sozinho.
Começa já, enquanto a agenda ainda tem espaço
Seis semanas antes das tuas semanas de mais trabalho é o último momento confortável para mudar preços, fechar os horários da equipa e receber uma encomenda de stock antes de a procura chegar. Se essas semanas forem em dezembro, esse momento é o início de novembro. As marcações das festas do ano passado continuam a ser uma boa referência para as deste ano.
Define primeiro as regras (preços, pagamentos antecipados, dias de encerramento), depois as pessoas (pedidos de férias e horários), depois os produtos, e só no fim avisa os clientes de que a agenda das festas está aberta. Se anunciares datas antes de os horários estarem fechados, vais aceitar marcações para as quais talvez não tenhas mãos suficientes.
Os relatórios do Treatwell Connect da época passada mostram-te o que os clientes marcaram e de onde vieram os novos clientes, para veres que tratamentos sustentaram as semanas das festas e quais quase não tiveram procura. Usa-os como orientação para o andamento geral da época, não como uma previsão até à última marcação.
Define preços e tratamentos das festas antes de abrires as marcações
Um preço definido antes de abrires as marcações das festas é o preço que cada cliente vê desde o início. Se o mudares a meio, dois clientes podem pagar valores diferentes pelo mesmo tratamento na mesma semana, e normalmente um deles vai comentar.
Se tens uma revisão de preços em atraso, fá-la agora. Aumentar os preços sem perder clientes depende de avisar com antecedência, dar um motivo claro e ter toda a equipa a dar a mesma resposta, e as três coisas são mais fáceis de gerir agora do que num dezembro com a agenda cheia.
No Treatwell Connect podes definir preços por pessoa da equipa, ou seja, cobrar valores diferentes pelo mesmo tratamento consoante quem o faz: assim, a coloração das festas da tua colorista mais experiente e o brushing de um cabeleireiro júnior têm cada um o preço certo para quem está a trabalhar. Para tratamentos com muitas variantes, um preço «a partir de» abre uma lista com todas as opções e o respetivo preço, para que os clientes saibam exatamente quanto vão pagar antes de marcar.
Mantém os tratamentos longos longe dos dias mais cheios
Uma correção de cor demorada no teu dia mais cheio ocupa o lugar de várias marcações mais curtas e, se se prolongar, todas as marcações seguintes ficam também atrasadas. Define uma data limite para trabalhos longos ou complexos antes do pico e, nas últimas semanas, põe no topo da tua lista de serviços tratamentos mais curtos e com preços claros: brushings, gloss, manicure com verniz gel, sobrancelhas, maquilhagem de festa.
Confirma que cada duração corresponde ao tempo que o tratamento leva realmente num dia cheio. No Treatwell Connect cada tratamento tem a sua própria duração e a agenda bloqueia exatamente esse tempo, por isso uma duração realista é o que mantém um dia cheio sem atrasos.
Decide as promoções das festas à parte
Os descontos nas semanas mais cheias fazem-te perder margem em marcações que provavelmente teriam chegado a preço normal, por isso merecem uma decisão própria, separada dos teus preços habituais para as festas. A Black Friday para salões é o exemplo mais claro: participar ou não, e que promoções mantêm a tua margem intacta, depende de quão cheia já está a tua agenda.
Ativa os pagamentos antecipados antes de abrires as marcações das festas
Uma falta sem aviso nas semanas antes das festas custa mais do que em qualquer outra altura do ano, porque aquele horário podia ter sido vendido a outra pessoa, muitas vezes mais do que uma vez. Com os pagamentos antecipados, os clientes pagam a marcação adiantado, na totalidade ou em parte, e esta opção está disponível para todos os parceiros da Treatwell, estejas onde estiveres.
No Treatwell Connect, os pagamentos antecipados aplicam-se a toda a tua lista de serviços, por isso a decisão é se os ativas para a época, e o momento certo para isso é antes de abrires as marcações das festas. Assim, todos os clientes das festas marcam nas mesmas condições, e ninguém descobre que as regras mudaram entre a marcação e a visita.
Depois, define a tua política de cancelamento no Treatwell Connect: com quanta antecedência precisas de ser avisado e o que acontece ao pagamento antecipado quando um cliente cancela em cima da hora ou não aparece. Usa condições que um cliente consiga ler em poucos segundos e aplica-as a toda a gente da mesma forma, clientes habituais incluídos. Os pagamentos antecipados são uma parte da solução para reduzir as faltas sem aviso no teu salão; os lembretes e uma política que toda a equipa defende fazem o resto.
Ativa a lista de espera antes de a época começar
Um cancelamento numa data muito procurada só te custa alguma coisa se não houver ninguém pronto para ficar com o horário. Com a lista de espera do Treatwell Connect, os clientes que encontram o horário preferido já ocupado podem inscrever-se e, quando surge uma vaga, podes contactá-los ou fazer tu a marcação. Ativa-a antes de a procura das festas chegar, para que a lista já esteja a crescer quando os teus dias de mais procura estiverem lotados.
Combina cedo as férias das festas com a tua equipa
Fala já com a tua equipa sobre os dias de folga nas festas, antes de alguém comprar uma viagem. As pessoas da equipa planeiam cedo as viagens de dezembro, por isso uma conversa agora é sobre datas, enquanto a mesma conversa umas semanas depois costuma ser sobre um bilhete já pago.
Decide em conjunto com a equipa como vão funcionar as semanas de pico: em que semanas é preciso estarem todos, como são tratados os pedidos para essas semanas e como se distribuem as datas menos desejadas, para não calharem sempre às mesmas pessoas todos os anos. Põe os horários das semanas de pico numa única página e revê-os com toda a gente. As pessoas comprometem-se mais facilmente com horários que veem com semanas de antecedência do que com horários entregues na semana anterior.
Quando os horários estiverem fechados, atualiza no Treatwell Connect as horas disponíveis para marcação de cada pessoa da equipa, para que as horas em que os clientes podem marcar online sejam as horas em que há mesmo alguém para fazer o trabalho. Online, ao balcão ou por telefone, todas as marcações chegam à mesma agenda. Quando dezembro aperta, é esse o verdadeiro teste ao teu software de gestão: os clientes só podem marcar com as pessoas que estão mesmo no salão.
Decide os dias de encerramento e os horários reduzidos ao mesmo tempo
Os dias de encerramento e as saídas mais cedo alteram as pessoas de que precisas e quando precisas delas, por isso fazem parte da mesma conversa que os horários da equipa. Define todas as datas de uma só vez: os dias em que fechas, os dias em que fechas mais cedo e o teu primeiro dia de regresso.
Coloca-os na agenda antes de os anunciares. Se anunciares primeiro e atualizares depois, os clientes podem marcar para um dia em que já disseste que vais estar fechado. O Treatwell Connect permite-te definir encerramentos pontuais e dias com horário reduzido para datas específicas, sem mexer no teu horário de funcionamento habitual. Define-os primeiro aí e, depois, atualiza o teu próprio site e o teu Perfil de Empresa do Google, para que um cliente que marque tarde à noite veja o mesmo horário em todo o lado. Se usas o site de parceiro da Treatwell, atualiza-se automaticamente a partir do teu perfil no Treatwell Connect, o que é menos um sítio para mudar.
Planeia substituições e pausas antes do primeiro dia de baixa
Uma única ausência faz mais estragos nas tuas semanas mais cheias, por isso combina o plano de substituições antes de precisares dele: quem pode fazer horas extra, que marcações mudam primeiro e quem liga aos clientes afetados. Inclui também as pausas nos horários. Uma equipa que trabalha sem parar para almoçar durante três semanas acaba a época exausta, e os clientes da última semana notam.
Encomenda stock com base na época passada, com margem de segurança
Nas semanas das festas os produtos começam a faltar, porque os prazos de entrega aumentam precisamente quando os salões gastam mais stock, e alguns fornecedores fecham durante as festas. Encomenda o essencial da época antes do pico da procura: coloração e oxidante nos tons que mais vendes, descolorante e matizadores, produtos de unhas e pestanas, cera e os descartáveis que um dia cheio gasta, como luvas, folhas de alumínio, toalhas e rolos de papel para marquesa.
Calcula as quantidades com base no que foi marcado na época passada e acrescenta uma margem de segurança para as marcações extra que esperas este ano. Conta primeiro o que já está na prateleira, para as faltas aparecerem enquanto ainda há tempo para encomendar. Define um nível mínimo para cada artigo sem o qual não consegues trabalhar e dá a uma só pessoa a responsabilidade de voltar a encomendar quando esse nível for atingido.
Junta os produtos mais vendidos em conjuntos de oferta
Os clientes aproveitam para tratar dos presentes enquanto estão na cadeira, e os produtos que já te compram são um presente fácil. Repõe cedo os produtos de revenda mais vendidos e junta alguns em conjuntos de oferta prontos na receção, com preço e já embrulhados, para ninguém ter de montar um num dia cheio.
Garante as marcações de janeiro antes de os clientes das festas saírem
Um cliente que está na tua cadeira em dezembro já sabe quando vai voltar a precisar de ti, e isso torna-o a marcação de janeiro mais fácil que vais conseguir. Pergunta a cada cliente no momento de pagar, com uma data: «A tua coloração vai precisar de ser refeita lá para a terceira semana de janeiro, queres que marque já?» É mais fácil dizer que sim a uma data concreta do que a um «até para o ano».
Faz a marcação no Treatwell Connect enquanto o cliente ainda está ao balcão, para ficar na agenda com os dados dele antes de ele sair. Janeiro é mais calmo para a maioria dos salões depois das festas, e marcar com antecedência é o primeiro passo para ultrapassar a quebra de janeiro: o mês começa com nomes já na agenda.
Dá aos clientes habituais a primeira escolha das datas das festas
Antes de anunciares a toda a gente a tua disponibilidade para as festas, avisa os teus clientes habituais pelos teus próprios canais, para poderem marcar primeiro as datas que querem. A agenda enche-se com clientes que já conheces, e as datas mais procuradas ficam para as pessoas que voltam durante todo o ano.
Vende vales de oferta desde o início da época
Os vales de oferta trazem os clientes de volta depois das festas, porque um vale oferecido em dezembro é uma marcação à espera de acontecer em janeiro. Põe-nos à vista na receção e à venda online, e garante que toda a equipa sabe explicar numa frase como funcionam.
Define as condições antes de venderes o primeiro: o que um vale inclui e como se utiliza. Vender vales de oferta no salão tem a sua própria época, desde a Black Friday e o Natal até janeiro, por isso dá-lhe um plano próprio.
O Cartão Oferta da Treatwell é usado online no momento da marcação, não na caixa, por isso, com os pagamentos antecipados ativos, os clientes podem usá-lo nas marcações das festas contigo.
Atualiza o teu perfil antes de começarem as pesquisas das festas
As pesquisas para as festas começam semanas antes das datas em si, e o que um cliente encontra no teu perfil nesse momento decide se marca contigo ou continua a procurar. Fotografias antigas ou uma lista de serviços incompleta fazem-te perder esses clientes antes de saberes que estavam à procura.
Porque é que o perfil pesa mais nas semanas antes das festas
O Treatwell Connect gere o teu salão e traz-te clientes a partir da mesma agenda: o software onde estão as tuas marcações, a tua equipa e os teus horários, e um marketplace onde meio milhão de pessoas procuram todos os dias onde marcar. Em média, medido em toda a Europa, uma dessas pesquisas chega a um salão em 8,7 segundos. Tudo o que defines para a época, dos horários das festas aos preços das festas, é o que essas pesquisas veem. E como a Treatwell é cabelo e beleza e nada mais, quem pesquisa está à procura do que tu fazes.
Atualiza o que os clientes leem primeiro
Usa os teus serviços em destaque para a época: podes destacar até cinco tratamentos no topo do teu perfil, por isso põe lá, para as semanas antes das festas, os que os clientes marcam para festas, eventos e presentes, e volta a trocá-los em janeiro. Reescreve as descrições dos tratamentos para dizerem o que está incluído e quanto tempo demoram, porque um cliente que está a escolher entre dois salões às onze da noite não vai ligar para perguntar.
Renova as fotografias com trabalhos recentes, incluindo os looks de festa que a tua equipa fez este ano. As fotografias do portefólio são carregadas através da app móvel do Treatwell Connect, por isso cada pessoa da equipa pode adicionar as suas. Confirma também que todos os perfis da equipa estão completos: os nossos dados mostram que as pessoas da equipa com o perfil completo recebem mais marcações de clientes novos.
Cada visita nas festas também acrescenta avaliações, porque a Treatwell envia automaticamente a cada cliente um pedido de avaliação depois da visita. E se ainda não estás na Treatwell, as semanas antes das festas são um bom motivo para começar: um perfil criado antes de começarem as pesquisas das festas dá a esses clientes um sítio onde te encontrar.
A tua checklist para a época alta
- Analisa as marcações da época passada e define a data em que começa a tua preparação
- Revê os preços e define preços por pessoa da equipa antes de abrires as marcações das festas
- Define uma data limite para tratamentos longos e confirma cada duração
- Ativa os pagamentos antecipados e define a tua política de cancelamento
- Ativa a lista de espera
- Combina as férias das festas com a equipa e partilha os horários das semanas de pico
- Define os dias de encerramento e os horários reduzidos no Treatwell Connect e, depois, atualiza o horário em todo o lado
- Combina as substituições em caso de ausência e inclui as pausas nos horários
- Conta o stock, faz a encomenda das festas e define os níveis mínimos
- Junta conjuntos de oferta com os teus produtos
- Põe os vales de oferta à venda na receção e online
- Atualiza os serviços em destaque, as descrições, as fotografias e os perfis da equipa
- Explica à equipa como fazer as marcações de janeiro no momento do pagamento
- Avisa primeiro os clientes habituais e só depois anuncia a disponibilidade para as festas
Prepara a tua agenda para a época
Cada uma destas decisões é mais fácil de tomar antes das semanas das festas do que durante, e cada uma que resolves cedo é menos uma pergunta na receção quando a agenda está cheia. Define as regras, fecha os horários da equipa, enche as prateleiras e avisa os clientes no fim.
Se já és parceiro da Treatwell, entra no Treatwell Connect e define o horário das festas, os pagamentos antecipados e a lista de espera antes de abrires a agenda. Se ainda não és parceiro, começar agora dá-te tempo para configurar os teus tratamentos, a tua equipa e as horas disponíveis para marcação antes de começarem as pesquisas das festas.
FAQ
Quando deve um salão começar a preparar-se para a época alta?
Cerca de seis semanas antes do pico da procura das festas na tua zona, o que para a maioria dos salões significa o início de novembro. Assim tens tempo para mudar preços, fechar os horários da equipa e receber o stock antes de a agenda encher.
Os salões devem pedir pagamento antecipado nas festas?
Sim. No Treatwell Connect, os pagamentos antecipados aplicam-se a toda a tua lista de serviços, por isso ativa-os antes de abrires as marcações das festas e todos os clientes das festas marcam nas mesmas condições. Define uma política de cancelamento que diga com quanta antecedência precisas de ser avisado e aplica-a a toda a gente da mesma forma.
Como se gerem as férias da equipa nas festas?
Fala com a equipa o mais cedo possível, antes de alguém comprar uma viagem. Decide com a equipa em que semanas é preciso estarem todos, distribui de forma justa as datas menos desejadas e põe os horários das semanas de pico numa única página para toda a gente ver.
Quanto stock deve um salão encomendar antes do Natal?
Baseia-te no que foi marcado nas mesmas semanas da época passada e acrescenta uma margem para o crescimento e para prazos de entrega mais longos. Conta primeiro o que já tens e define um nível mínimo para cada artigo sem o qual não consegues trabalhar.
Como se faz para os clientes voltarem a marcar em janeiro?
Pergunta no momento do pagamento em dezembro, com uma data concreta, e faz a marcação antes de o cliente sair. Os vales de oferta vendidos durante as festas também voltam como marcações em janeiro.
Devo aumentar os preços antes da época alta?
Se tens uma revisão em atraso, o melhor momento é antes da época, porque assim cada cliente das festas vê o novo preço desde o início. Mudar os preços a meio da época faz com que clientes diferentes paguem valores diferentes pelo mesmo tratamento.
