As funcionalidades do Treatwell Connect que talvez não conheças

Gerir um salão dá imenso trabalho. Coordenas a equipa, acompanhas os clientes, controlas as contas, tratas do marketing — e de tudo o resto que vem atrás.

O Treatwell Connect foi feito para te tirar parte desse trabalho de cima: fazer crescer o negócio, poupar-te tempo e facilitar a vida a quem quer marcar contigo. Estas são as funcionalidades que vale a pena conhecer.

O que o Treatwell Connect faz para além do básico

O Treatwell Connect faz bastante mais do que a agenda e os e-mails de confirmação. Guarda num só sítio o histórico completo de cada cliente, das fórmulas de cor à data do último teste de alergia. Envia sozinho os lembretes de nova marcação enquanto estás a meio de uma balayage. Trata de tudo, do pagamento antecipado ao reembolso, e os relatórios diários leem-se mesmo. Além disso, deteta padrões que a olho nunca apanharias: que horários ficam sempre vazios, ou que canais estão mesmo a trazer marcações.

Uma vista de olhos rápida às definições costuma revelar as mesmas falhas: lembretes de nova marcação que nunca chegaram a ser ativados, ou fichas de tratamento que ficaram a meio e depois prejudicam o marketing. Ao arrumar estes pontos, crias melhores condições para os clientes voltarem a marcar, receberes mais avaliações e ficares com uma ideia mais clara do dinheiro que entra e sai.

Começa por uma funcionalidade de cada vez

As horas do dia são as que são, e habituares-te a um software novo fica algures entre entregar o IRS e fazer a limpeza a fundo da zona de cor. Resultado: são precisamente as ferramentas que te podiam poupar tempo ou trazer mais marcações que ficam por usar, à espera de uma tarde livre que nunca aparece.

O truque está em avançar um ponto de cada vez em vez de atacar tudo ao mesmo tempo. Algumas configurações resolvem-se com uma simples caixa para assinalar, por exemplo indicar que serviços precisam de teste de alergia. Outras, como pôr as listas de espera a funcionar ou ler mesmo os relatórios, merecem meia hora com calma.

Mensagens enviadas automaticamente aos clientes

O Treatwell Connect envia lembretes de marcação para todas as marcações, de graça, em qualquer plano. O cliente recebe uma confirmação quando marca e depois um lembrete antes da hora, sem ninguém na receção ter de fazer nada. Os avisos sobre testes de alergias funcionam da mesma maneira: saem uns dias antes, para qualquer tratamento que precise de um.

Os lembretes de marcação continuam a ser a forma mais barata de reduzir as faltas. Não há limite e o custo fica inteiramente do lado da Treatwell: cada marcação pode ter o respetivo lembrete, em cada tratamento e para cada cliente.

Lembretes de nova marcação ajustados ao tratamento

Os lembretes de marcação dizem respeito à marcação que já está feita. Os de nova marcação são a outra metade do trabalho: o empurrãozinho para o cliente voltar. O Treatwell Connect trata dos tempos em segundo plano e calcula quando está na altura de cada cliente voltar, consoante o tratamento que marcou. Na prática, quem vem por causa das pestanas leva o seu empurrãozinho para marcar com uma periodicidade diferente de quem vem por causa da cor. Quem passa de quatro em quatro semanas pela manicure não recebe o mesmo lembrete de quem faz madeixas de a cada três meses.

Não há nada para configurar além de os ativares e de carregares os teus créditos de mensagens, para que saiam quando devem. Dito isto, funcionam ainda melhor quando a tua equipa também fala da próxima marcação no salão. O lembrete confirma o que já foi dito na cadeira, e voltar a marcar torna-se mais natural, sem que ninguém se sinta pressionado.

Avisos sobre testes de alergias e de marcações prévias

O Treatwell Connect pode enviar lembretes automáticos para qualquer tratamento que precise de teste de alergia, uns dias antes da marcação. Reduz os testes esquecidos, evita cancelamentos em cima da hora e ajuda a manter o processo em ordem, sem que a receção tenha de estar a ligar a cada cliente.

Ao criares um serviço na tua tabela de preços basta assinalares «teste de alergia obrigatório»: do resto trata o Treatwell Connect.

Um pagamento totalmente integrado: mais rápido na caixa

Fechar a conta no Treatwell Connect faz-se em poucos toques, o que parece pouca coisa até o repetires quarenta vezes por semana. Passas do fim do tratamento ao pagamento sem sair da marcação, com a confirmação logo ali. Está pensado para telemóvel e tablet, por isso a tua equipa pode concluir o pagamento junto à cadeira em vez de fazer fila na receção. Num ecrã maior funciona igualmente, claro.

Podes acrescentar produtos, tratamentos extra ou pacotes antes de concluíres o pagamento, sem voltar ao início. É simples de explicar à equipa e ajuda a tornar todo o processo mais rápido.

Os pagamentos através do Treatwell Connect

Os pagamentos antecipados estão ativos desde o primeiro dia, e as condições de cancelamento defines tu. Cada pagamento aparece nos teus relatórios diários, mesmo ao lado da marcação a que diz respeito, por isso ao fim do dia já não andas a fazer de detetive a cruzar talões com marcações. És tu que decides se pedes pagamento antecipado em tudo, só em certos tratamentos ou só a certos clientes.

Enviar um orçamento antes de o cliente decidir

Quando alguém está indeciso entre dois ou três tratamentos e quer saber quanto fica o conjunto, podes montar um orçamento a partir da marcação em vez de fazeres contas em voz alta ao balcão. Abres a marcação, clicas em «criar orçamento», acrescentas ou tiras tratamentos até corresponder ao que está a ser considerado, e aplicas um desconto se quiseres dar um empurrão. Em vez de cobrares, guardas tudo como orçamento e o Treatwell Connect dá-te uma referência para imprimir ou enviar por e-mail.

Os orçamentos impressos saem com a imagem do teu salão, os tratamentos e os preços, o desconto se houver, o total e os teus contactos: o cliente sai com algo concreto na mão em vez de um número já esquecido antes de chegar ao carro. Cada orçamento fica registado no teu relatório de transações, identificado, para veres o que ficou combinado e o que continua em aberto. Nada é vinculativo: se alguém mudar de ideias, anulas e segues em frente.

Receber avaliações sem ter de as pedir

A seguir a cada marcação, o Treatwell Connect envia sozinho um pedido de avaliação, normalmente 24 a 48 horas depois da visita, quando a cor fresca ou as unhas novas ainda estão no auge. Esse fluxo constante ajuda a aumentar o número de avaliações e a reforçar a tua presença no marketplace, sem teres de pedir uma avaliação no momento do pagamento. Vês também os comentários à medida que chegam, o que te permite travar um problema antes de virar má avaliação.

Ao juntares fotografias de trabalhos aos perfis da tua equipa, mostras o que fazem mesmo ao lado das avaliações: quem vê apanha as palavras e as imagens ao mesmo tempo.

Tirar mais partido das avaliações

Prepara alguns modelos de resposta para os casos do costume (entusiasta, morna, sobre um tratamento específico), para responderes depressa sem que todas as respostas soem iguais. Procura padrões no que os clientes escrevem e usa-os: se toda a gente refere que atrasos constantes, revê a agenda. Se três pessoas este mês disseram que a música estava alta demais, baixa o volume.

Põe as tuas melhores avaliações em destaque na comunicação e nas páginas de marcação. O que os clientes dizem pesa mais do que aquilo que dizes tu, e é esse o ponto.

Conhecer bem os teus clientes

O Treatwell Connect guarda muito mais do que os contactos. Histórico completo de marcações, preferências de tratamento, alergias, notas de fórmula e tudo o que quiseres apontar, do género «prefere marcar de manhã» ou «não gosta de conversa». É a diferença entre um cliente que se sente reconhecido e um cliente que se sente a terceira marcação da manhã.

Recolher e gerir corretamente o consentimento para comunicações de marketing continua a ser responsabilidade do salão. Assim que o tiveres, o Treatwell Connect regista-o na ficha do cliente, por isso deixas de andar a controlar isso em papel.

Podes filtrar a tua lista de clientes por quem deu consentimento, por quando cá esteve pela última vez e por quantas marcações já fez. Ofertas de regresso para quem anda desaparecido há algum tempo, com a certeza de que toda a gente a quem escreves disse que sim ao contacto.

Falar com as pessoas certas

Em vez de mandares todas as ofertas para a lista inteira, divide-a pelo que já sabes. Ofertas de regresso para quem não aparece há uns meses. Uma oferta diferente para os clientes mais assíduos (merecem). E como podes filtrar por consentimento, só escreves a quem aceitou ser contactado.

Vai com calma na frequência dos envios. Até as melhores ofertas passam ao lado quando chegam todas as semanas — e, de qualquer forma, o Treatwell Connect não te deixa escrever duas vezes ao mesmo cliente em sete dias. Um bom email marketing para salões depende tanto de quem deixas de fora como de quem incluis.

Relatórios que se pagam a si próprios

O Treatwell Connect mostra-te os totais do dia, como está a correr a cada pessoa da equipa e de onde vêm as tuas marcações. Os relatórios apanham tendências difíceis de ver a partir da cadeira: os picos sazonais, os tratamentos que não estão a pegar e que canais de marketing trazem mesmo marcações e quais só fazem barulho.

Os relatórios de SMS mostram que lembretes trazem pessoas de volta e quais são ignorados. O acompanhamento da origem separa os clientes que vieram do marketplace dos que marcaram a partir dos teus botões «Marcar» nas redes sociais ou no teu próprio site, para pores o orçamento naquilo que resulta e não naquilo que só fica bem no papel.

O mais útil continua a ser dar pelos problemas cedo. Se há horários sempre vazios, é sinal para ajustar os horários da equipa ou lançar uma promoção. Se a taxa de cancelamento de uma pessoa da equipa está muito acima da dos outros, é melhor tratar disso antes que se note nas contas.

Onde os teus clientes te encontram mesmo

Saber de onde vêm os teus clientes (marketplace, botões «Marcar» nas redes sociais ou o teu site) diz-te onde investir tempo e dinheiro. Quando um cliente novo te encontra pela primeira vez através do marketplace, essa primeira marcação tem comissão. Já as marcações de clientes habituais e as marcações diretas não têm essa comissão. Ainda assim, o marketplace traz clientes verdadeiramente novos, que sozinhos nunca te teriam encontrado.

Vê todos os meses que origens se transformam mesmo em marcações e desloca depois o orçamento para as que resultam contigo.

Preencher horários vazios com listas de espera

Quando alguém quer um dia que já está cheio, pode inscrever-se na tua lista de espera a partir do widget de marcações em vez de desistir e ir a outro lado. Vês um aviso na agenda para esse dia, e também podes juntar pessoas à lista: escolhes a data, metes os dados e anotas o tratamento ou a pessoa da equipa que queriam, se souberes.

Quando um horário fica livre, decides tu o que acontece.Podes enviar uma mensagem a toda a gente que está à espera para esse dia, ou mandas um convite a um cliente em particular. O e-mail leva um botão «Marcar» que abre o teu widget com a data e o tratamento já preenchidos, por isso há muito poucos passos entre a mensagem e a marcação. Também podes simplesmente fazer tu a marcação e avisar que está tratado.

Para os horários que têm sempre procura, os pagamentos antecipados ajudam a reduzir as faltas de última hora.

Preencher depressa um cancelamento

Não sai nada automaticamente, por isso a rapidez depende de ti. Ganha o hábito de ires à lista de espera assim que entra um cancelamento: um buraco que teria sido tempo morto passa a ser uma marcação. Repara em que tratamentos e que horários são cancelados mais vezes e pondera regras de pagamento antecipado mais apertadas para aqueles que têm mais cancelamentos. Uma coisa a reter: remove a pessoa da lista assim que ela marcar, senão voltas a escrever-lhe da próxima vez.

Marcações a partir do Google e do teu próprio site

O Treatwell Connect funciona com o Reservar com o Google, por isso as pessoas podem marcar diretamente a partir da Pesquisa Google ou do Maps sem passarem pelo teu site. Já o widget para o site permite marcar no teu próprio site sem serem encaminhadas para a Treatwell. Ambos sincronizam de imediato com a tua agenda, por isso não ficas com marcações a dobrar.

As marcações que entram pelo teu site são gratuitas. No marketplace funciona de outra maneira: quando um cliente novo te encontra lá, pagas comissão nessa primeira marcação, mas o marketplace continua a trazer-te clientes que sozinhos nunca te teriam encontrado. Se alguém te encontrar no Google, é encaminhado para a tua página do marketplace, por isso funciona da mesma forma. Os relatórios mostram-te o que resulta melhor para o teu salão. Partilha também o link do widget nos teus canais sociais: mais alcance, sem passares o dia a ver mensagens privadas à procura de pedidos de marcação.

Juntar o widget de marcações ao teu site

O Treatwell Connect dá-te um widget de marcações que podes pôr onde quiseres: a página de marcações do teu site, a página inicial, os teus perfis nas redes. Não há nada a configurar além de o colocares onde os clientes o encontrem.

Se preferires que as pessoas vejam a oferta sem saírem do teu site, podes integrar a tua tabela de preços diretamente nas páginas. Em qualquer dos casos, testa com uma marcação a sério para confirmares que a agenda sincroniza, e vai vendo quantas marcações entram mesmo por aí.

Perfis de equipa e portefólios

Cada pessoa da equipa pode manter o seu próprio perfil com especialidades, qualificações e portefólio. Os clientes querem saber com quem estão a marcar, sobretudo em tudo o que muda mesmo o visual, e quem tem seguidores próprios traz mais marcações repetidas. Quem marca uma correção de cor pela primeira vez quer saber que está em boas mãos. Por isso, põe em destaque os tratamentos mais procurados e as qualificações.

Quando a tua equipa atualiza as fotografias do portefólio, as alterações aparecem também nas páginas públicas do salão. Associa cada fotografia ao tratamento certo, para os clientes encontrarem exatamente o trabalho que procuram, e vai trocando as imagens para a página não ficar parada no tempo.

Tirar mais partido do portefólio

Fotografias nítidas, com luz e ângulos constantes, fazem aqui o grosso do trabalho — e para qualquer imagem em que apareça um cliente precisas de autorização. Os antes e depois resultam particularmente bem em tudo o que transforma, como correções de cor ou extensões. Troca as imagens todos os meses conforme o que está mesmo a ser pedido, em vez de reaproveitares o mesmo portefólio desde 2019.

Um portefólio bem tratado pode ajudar a trazer marcações, sobretudo nos tratamentos visuais como unhas, sobrancelhas e cabelo, onde os clientes querem ver que o teu estilo combina com o deles antes de avançarem.

A aplicação Treatwell Connect

A aplicação do Treatwell Connect põe-te a agenda no bolso. Vês e geres todas as marcações, acrescentas na hora quem aparece sem marcação e respondes às avaliações enquanto ainda tens a pessoa fresca na memória. Os relatórios de clientes e de vendas também lá estão, por isso consegues ver como está a correr a semana sem estares no salão.

A aplicação ajuda-te também a gerir o stock e perceber quando está na altura de encomendar, precisamente o tipo de tarefa que de outra forma te ocorre no pior momento possível. Atualizar a tabela de preços funciona melhor num iPad ou tablet do que no telemóvel: é coisa para fazer com calma, sem correrias.

O que a tua equipa pode ver e fazer depende das permissões que deres. Regra geral, cada pessoa fica com a sua própria agenda, com avisos sobre as suas marcações e com um perfil público com um portefólio dos melhores trabalhos.

Que partes do Treatwell Connect contam mais para o teu caso

Quer trabalhes por conta própria, quer tenhas uma equipa pequena ou vários espaços, o grosso do trabalho é feito por partes diferentes do Treatwell Connect. Se trabalhas por conta própria, o maior ganho vem dos lembretes de nova marcação automáticos e de um marketing simples que, de outra forma, facilmente ficaria para depois. As equipas pequenas ganham depressa com as mensagens automáticas e com ter os pagamentos todos no mesmo sítio. Os salões maiores tiram mais partido dos relatórios detalhados, da gestão de agenda mais complexa e de poderem controlar o que cada pessoa da equipa vê ou faz.

Prioridades para um salão pequeno

Se a equipa tem entre uma e três pessoas, começa pelo básico: lembretes automáticos e pagamentos antecipados bem configurados. Deixa isso resolvido antes de te meteres em coisas mais elaboradas. Passa uma vez por mês pelas definições de lembretes e pelas fichas de cliente, para não escapar nada.

Se tens um salão maior ou várias moradas

Os salões maiores tiram mais partido dos relatórios aprofundados e da gestão de agenda complexa, mas a preparação exige mais cabeça. Sincroniza as agendas de todas as cabines e postos de trabalho, confirma que os relatórios se juntam como deve ser e garante que a equipa sabe quem acede a quê antes de o salão crescer depressa de mais.

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Se já trabalhas com a Treatwell, entre no Treatwell Connect e ativa esta semana uma funcionalidade desta lista.

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